«Мне нравится, что сейчас есть онлайновые канбан-доски». Так начался мой недавний разговор с руководителем проекта, которого я всегда считал очень традиционным и думал, что тот и рассматривать не станет никакой подход, кроме классического каскадного. Я сказал, что удивился, услышав это, и следующая реплика удивила меня еще больше: «Я не имею в виду, что мне нравятся канбан-доски, мне нравится, что они онлайн. Раньше-то приходилось держать их у себя на стене, и все надо мной смеялись за то, что я ими пользуюсь.» Как же так вышло, что традиционный руководитель проекта с такой готовностью воспринял Agile-инструмент?

Чтобы понять это, нужно задуматься, что канбан-доски предлагают руководителям проектов - и именно это я собираюсь тут рассмотреть. Я не хочу превращать эту статью в сто первую заметку по канбан-доскам - их и так полным-полно. Но чтобы очень кратко ввести в курс дела, самая базовая канбан-доска состоит просто из трех колонок: «не начато», «в процессе» и «выполнено». Цель - что не удивительно - передвигать рабочие элементы от колонки к колонке (на физической канбан-доске они обычно представлены бумажками для заметок). Бывают и дополнительные особенности, и я расскажу о них ниже в этой статье, но для начала этого вполне достаточно.

Базовая и мощная

Несмотря на то, что у канбан-досок очень простая структура, они в то же время являются чрезвычайно мощным инструментом. Поскольку все рабочие элементы добавляются на доску и поддерживаются в актуальном виде, любой человек может с одного взгляда увидеть, где сейчас находится его работа, а также получить в общих чертах представление, сколько уже сделано, сколько осталось, а над чем работают прямо сейчас.

Эта простота позволяет также легко создавать такие инструменты, которые позволяют вести канбан-доски онлайн, что, конечно же, открывает возможности для интеграции с существующими инструментами, чтобы назначить работу конкретным лицам, отражать изменения, автоматизировать рабочий поток, разбить элементы на категории разными способами и т.д. Кроме того, данные можно собрать и загрузить в виде отчета в выбранный инструмент управления проектом или тому подобное ПО.

Кто-то может поспорить, что вся эта информация (и даже куда больше того) доступна и в каскадных проектах с традиционным инструментарием - ту же самую информацию, к примеру, может представить диаграмма Гантта. Проблема, однако, в том, что традиционные инструменты недоступны людям, не связанным с управлением проекта, а объем включенной туда дополнительной информации служит барьером на входе. Просто подумайте - когда вы в последний раз пытались предоставить копию диаграммы Гантта кому-то, у кого не было того инструмента, в котором она была создана? Скорее всего, это была крайне неудовлетворительная многостраничная сводка в виде PDF.

На канбан-досках никакой посторонней информации просто нет, фокус на самых основных данных, которые легко понять, просто посмотрев на доску пару минут. Если вы руководитель проекта, который хочет приглядывать за прогрессом работ, разве не легче быстро глянуть на канбан-доску, чем копаться в плане проекта в сотни строк длиной? Если вы считаете, что легче, то что, по-вашему, чувствуют другие заинтересованные лица?

Канбан-доска не заменит график проекта, тот по-прежнему будет выполнять важную функцию в анализе. Но для сводной информации по текущему статусу канбан-доска просто наилучший инструмент. Есть одна группа заинтересованных лиц, которая, скорее всего, примет канбан-доски с куда большей готовностью, чем графики проекта, - это ваша проектная команда. Нам всем знакома головная боль - как заставить членов команды регулярно обновлять статус по своим задачам, к тому же часто качество этих обновлений оставляет желать лучшего. Другое дело - канбан-доска: повесьте её на стене посреди офиса команды, и вы будете удивлены, с какой готовностью все будут передвигать свои карточки с задачами. Они станут воспринимать это как вызов убедиться, что дело стабильно движется вперед, и при должной детализации задач на доске у вас будет складываться верная картина того, что происходит.

Как не попасть в потенциальные ловушки

Одна из проблем с канбан-доской в каскадном окружении состоит в том, что на ней нет различий между рабочими карточками. При традиционном проектном подходе мы уделяем много внимания зависимостям между задачами, чтобы работа делалась в нужной последовательности. Мы должны также убедиться, что и людям задачи назначаются в правильной последовательности - чтобы одна задача была закончена прежде, чем они перейдут на другую.

На базовых канбан-досках подобных ограничений нет: в категории «не начато» элементы не упорядочены формально, и для текущих работ тоже нет никаких правил. Хорошая новость в том, что никакие из этих проблем не уникальны именно для каскадных проектов - и в Agile-проектах тоже надо правильно расставлять приоритеты, чтобы работа не только начиналась, но и завершалась. И в результате внутри канбан-досок тоже появились инструменты, которые можно использовать для разрешения таких ситуаций - причем они очень просты.

Первый инструмент - это идея лимита. Лимиты обычно относятся к работам «в процессе» и ограничивают число работ, которые можно поместить в эту категорию одновременно. Например, если на канбан-доске разрешен лимит - четыре задачи категории «в процессе», то лишь четыре элемента могут стоять в этой колонке одновременно. Если член команды имеет возможность начать новую работу, но лимит по работам «в процессе» уже достигнут, то он должен пойти и помочь с теми элементами, над которыми сейчас работают. Как только один из четырех завершится, можно будет перенести его в колонку «выполнено», а из категории «не начато» в текущие передвинуть новый элемент.

На многих проектах всё будет куда сложнее, чем в этом примере, и потребуется некоторое количество разных видов текущей работы, которую можно выполнять одновременно - к примеру, технические работы и продажи. Ясно же, что продавец не может работать с технарями, и если вдруг весь лимит одновременных задач забрала инженерная команда, что же делать тогда? Конечно, вам нужно просто создать новую колонку и разделить «в процессе» на «инженерные работы» и «продажи», присвоив каждой колонке свой собственный лимит. Можно использовать тот же подход к структуре колонок, чтобы убедиться, что приоритеты задачам присвоены верно. Мы можем разделить колонку «не начато» на две части - «общая» категория (наши друзья из Agile называют это «бэклог») и категория после «общей», но до «в процессе» - назовём её, к примеру, «в очереди». Вот тут как раз можно выстроить задачи по приоритетам и назначить правила, и пусть только руководители проекта, спонсоры или другие главные заинтересованные лица могут передвигать карточки из «общей» в колонку «в очереди».

Можно также назначить этой колонке лимит, чтобы удостовериться, что туда пойдут действительно важные следующие по очереди вещи. Всего-то с возможностью назначать лимиты и создавать новые колонки по необходимости наша простая канбан-доска становится мощным управленческим инструментом - и тем не менее остается простой для понимания и управления. Она достаточно доступна для команды, чтобы её принять, достаточно информативна для менеджмента и ключевых лиц, чтобы быть им полезной. Её просто поддерживать в физическом и в электронном виде, она достаточно гибка, чтобы адаптировать её под нужды различных проектов. Её можно интегрировать (в терминах процессов и технологий) в существующие инструменты и процессы… и всё равно руководители проектов стесняются её использовать, потому что она пришла из мира Agile.

Заключение

У нас, руководителей проектов, есть много трудных задач. Есть множество приоритетов, которыми надо управлять, проблем и рисков, которые надо устранять, команда, которую надо возглавлять и мотивировать, нас тянут во все стороны и этому, кажется, не будет конца. Когда нам доступен такой простой и мощный инструмент как канбан-доска, нужно принять его и использовать. Традиционному проджект-менеджменту есть чему поучиться у Agile - ведь иногда (а то и часто) у них есть способ получше. Канбан-доски - это как раз «способ получше», и они должны стать неотъемлемой частью проектов во всем мире.

Автор: Энди Джордан

Источник: http://www.projectmanagement.com/article[...]he-Kanban-Board--A-PM-s-New-Best-Friend-

Перевод: Александра Родсет

Сертифицированные курсы

Андрей Плетенев. Онлайн курс Agile. SCRUM. Курс включает более 20 уроков с практическими заданиями, которые индивидуально проверяются и комментируются тренером.

Еще интересные статьи на эту тему:

• Канбан - начинайте без промедления
• Канбан: семь стадий разработки
• Скрам или Канбан - что лучше?
• Бесплатный онлайн инструмент для Agile (Scrum) и Kanban проектов